Arbeidsmiljøkartlegging - psykososiale og organisatoriske forhold

Hensikt med veiledningen

  • Hensikten med denne veiledningen er å gi en oversikt over aktuelle fremgangsmåter og metoder som BHT kan benytte, når virksomheter ønsker å kartlegge psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø som ledd i det systematiske HMS-arbeidet (arbeidsmiljøutviklingsarbeidet).
  • Dette er en veiledning for «fredstid».
  • Ved konflikter eller kriser bør andre metoder benyttes.

Målgruppe og ansvar

Målgruppe: Ansatte i BHT som skal bistå virksomheter med valg av metode og gjennomføring av kartlegging av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø.

Ansvar:

Arbeidsgiver (virksomhetens leder) er ansvarlig for regelmessig kartlegging av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og oppfølging av resultatene.

Ansatte i BHT har ansvar for å bistå virksomhetens leder med valg av egnet metode, gjennomføring av kartlegging, formidling av resultater og eventuelt oppfølging, iht. avtalte og faglig forsvarlige rammer.

Formål med en arbeidsmiljøkartlegging

  • En kartlegging av det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet vil ha som formål å påvise både positive forhold i arbeidsmiljøet som bør vedlikeholdes og negative forhold som kan forbedres. Den gir altså et grunnlag for planlegging av videre arbeidsmiljøarbeid.
  • Det er mange forhold som påvirker det psykososiale arbeidsmiljøet. En god balanse mellom roller og krav i arbeidet, kontroll over egen arbeidssituasjon og støtte fra leder og kolleger er viktige for et godt arbeidsmiljø.
  • Det er viktig å være oppmerksom på at en kartlegging av arbeidsmiljøet også vil påvirke arbeidsmiljøet. Måten kartleggingen gjennomføres på bør derfor være grundig gjennomtenkt, faglig fundert og forankret i virksomheten. Kartleggingen må alltid følges opp med tiltak. I motsatt fall kan kartleggingen i seg selv medføre en belastning på det psykososiale arbeidsmiljøet.

Definisjoner

  • Kartlegging: Systematisk innsamling av data, bearbeidelse av data og tilbakemelding.
  • Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø blir brukt på mange forhold som har med arbeidssituasjon og arbeidsbetingelser å gjøre:
    • Jobbkrav
    • Kontroll i arbeidet
    • Meningsfulle oppgaver
    • Rolleavklaring
    • Sosial støtte
    • Medvirkning
    • Samarbeid
    • Tilbakemelding og oppfølgning fra leder
    • Belønning
    • Integritet og verdighet
    • Utfordringer i kunderelasjoner
    • Arbeidstid 
    • Endringer
    • Kompetanseutvikling
  • Risikovurdering: Samlet prosess som består av risikoanalyse og risikoevaluering av hva som kan forårsake skader eller sykdom på arbeidsplassen, for å kunne vurdere om tiltak er tilstrekkelige eller om det bør gjøres mer for å forebygge. Målet er at ingen blir syke eller skadet. En risikovurdering bør ligge til grunn for valg av metode for arbeidsmiljøkartlegging av psykososiale og organisatoriske forhold.
  • Personvernhensyn: Når man gjennomfører en kartlegging av det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet er det viktig at de ansatte som skal bidra med informasjon føler seg helt trygge på at det de sier ikke får negative konsekvenser for dem senere. På noen arbeidsplasser vil denne tryggheten være tilstede slik at man kan snakke åpent om følsomme aspekter ved arbeidsmiljøet. Andre steder vil man ønske en større eller mindre grad av avidentifisering i forbindelse med BHTs rapportering, slik at man ikke kan relatere svarene til enkeltindivider.
  • Anonymitet: Innebærer at respondentenes identitet er ukjent, både for BHT og virksomheten

Forarbeid (planlegging og forankring)

  • Grunnlaget for kartlegging av psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold bør være en forutgående risikovurdering eller en tidligere kartlegging i virksomheten.
  • Valg av metode og etterfølgende oppfølging bør inngå i samarbeidsplanen (Årsplan/Handlingsplan for BHT)
  • Arbeidsmiljøkartleggingen bør avklares og planlegges i samarbeid mellom BHT og virksomheten (ledelse og ansatterepresentant(er)), f.eks. besluttet i AMU eller annet samarbeidsorgan i virksomheten.
  • Før gjennomføring er det viktig med god planlegging og forankring i virksomheten, både hos ledelse og ansatte.
  • Viktige momenter i planleggingsprosessen:
    • Tidsbruk
      • Avsette god tid til planlegging og samarbeidsmøter med virksomheten før, under og etter kartleggingen.
      • Tidsplan for gjennomføring: innledende møte(r), innsamling av data, rapportering, oppfølgingsmøte(r), evaluering.
    • Forankring
      • Prioriter arbeid med å sikre forankring i alle deler av virksomheten, slik at ledelsen på alle nivåer, ansattrepresentanter og ansatte forplikter seg til å støtte prosjektets ulike faser.
      • Spesielt må virksomhetens leder/ledelse forplikte seg til å følge opp rapporten med utarbeidelse av en konkret handlingsplan, enten i egen regi, eller med assistanse fra BHT.
    • Formål
      • Målsetningen med kartleggingen bør være tydelig formulert, og det må være enighet om denne
      • Avklar begrunnelsen for arbeidsmiljøkartleggingen.
      • Risikovurdering vil gi holdepunkter for hvilke elementer av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø som bør undersøkes nærmere
      • Gjennomgå risikovurderingen, eller tidligere gjennomført spesifikk kartlegging i virksomheten, og kontroller om:
        • anbefalte tiltak fra disse er gjennomført
        • tidligere utfordringer bør vektlegges spesielt
        • vurder om prosjektet skal utsettes hvis tidligere anbefalte tiltak ikke er gjennomført, slik at de kan gjennomføres først
    • Prosjektgruppe
      • Etableres med avklaring av roller og ansvar i virksomhet og BHT (herunder prosjektleder, deltakelse av ansattrepresentant, kontaktpersoner i virksomhet og BHT)
    • Etikk/anonymitet
      • Drøft etiske problemstillinger og konfidensialitet. Skal anonymitet ivaretas allerede i forbindelse med kartleggingen, eller er det tilstrekkelig at BHT sørger for å ivareta personvernhensyn i tilbakemelding av resultater.
    • Rammer
      • Kartlegging «i fredstid», ressursmessige, tidsmessige, faglige og økonomiske betingelser. Spesielt må det påpekes at kriser og konflikter ikke skal håndteres med en kartlegging.
      • Skal kartleggingen gjennomføres enkeltstående eller i kombinasjon med annen BHT-leveranse.
        F.eks. spørreskjemabasert kartlegging sammen med arbeidshelseundersøkelse?
      • Purrerutiner ved skjemabaserte kartlegginger bør avklares. Hvis man ønsker purring, bør man ha en metode for å registrere hvem som har svart.
      • Avhengig av hvilken kartleggingsmetode som benyttes, vil det kunne være behov for å avklare ansvar for datainnsamling, databearbeidelse, og hvorvidt innsamlede enkelt-data etter databearbeidelse skal slettes iht. personvernforordningen (GDPR).
      • Valg av enheter som skal gjennomføre kartleggingen, og om ansattegrupper med spesielle behov skal tilhøre egne grupper. Avklaring av enhetene som skal kartlegges, hvem som er nærmeste leder og andre relevante forhold. Det må også informeres om at detaljeringsnivå på tilbakerapportering av og til må justeres (avdelingsresultater slås sammen) for å ivareta personvernhensyn.

Metodevalg

  • Valg av metode avhenger av mange forhold, herunder bl.a. formålet med kartleggingen og type utfordringer i arbeidsmiljøet.
  • Tabellen gir oversikt over hvilke metoder som er mest velegnet, mht. formål og andre forhold:
Type kartleggingsmetode Egnet til måling av effekt Krever mye ressurser * Egnet med få ansatte ** Egnet i kombinasjon med individuell helsesamtale Identitet kjent (for):
Elektroniske verktøy Ja Ja Ja  - Nei
Spørreskjema uten intervju Ja  -   -   - Nei
Spørreskjema med intervju Ja Ja  -  Ja BHT
Gruppesamtale/ Dialogkonferanse  -  Ja Ja  - BHT/bedrift

* faglig kompetanse, utvikling, økonomi, tid o.l.

** for å få tilstrekkelige data til virksomhetsrapport

  • Spørreskjemabaserte metoder bør i HMS-sammenheng tilbys med påfølgende feedback-møter med de ansatte og leder til stede. Da diskuteres funn, betydningen av svarmønstrene og tolkning av svarene (dvs. hva betyr dette svarmønsteret for oss i vår situasjon). Mange virksomheter foretrekker å ha denne feedback-seansen avdelingsvis.
  • Samtidig med feedback-møtet ønsker noen virksomheter at ansatte inviteres til å ta opp konkrete forslag til arbeidsmiljøforbedringstiltak i møtet. Dette krever at det føres referat fra møtet. Det er viktig at leder forplikter seg til å besvare alle forslag som kommer opp, slik at det blir en reell forslagsprosess og ikke bare en samtale om hva som er mulig.

Spørreskjemaverktøy

  • Det finnes en rekke spørreskjemaer for kartlegging av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø på internett. Flere av disse er lisensbaserte, men det finnes også skjemaer med gratis tilgang.
  • Vi vil anbefale å benytte et validert skjema, f.eks. QPS Nordic eller det danske COPSOQ, fremfor å konstruere et eget skjema. Begge disse spørreskjemaene finnes i en kortere versjon i tillegg til fullversjonen, som er ganske omfattende. 

Gruppesamtale / Dialogkonferanse

  • I kontrast til de andre kartleggingsmetodene vil en dialogkonferanse som regel omfatte både en arbeidsmiljøkartlegging og en idedugnad med forslag til relevante tiltak, hvor alle ansatte (f.eks i en avdeling) deltar.
  • For forslag til hvordan dette kan gjennomføres, se:
    www.idebanken.org/kloke-grep/artikler/dialogkonferanse.

Gjennomføring av selve kartleggingen

  • Uavhengig av hvilken metode som benyttes for kartleggingen, vil vi anbefale at de ansatte får grundig informasjon (skriftlig og/eller muntlig) på forhånd om:
    • Metoden som benyttes,
    • Tidsplan for kartlegging, rapportering og tilbakemelding
    • Tiltakene som benyttes for anonymisering
    • At virksomhetens ledelse forplikter seg til å følge opp kartleggingen med relevante tiltak.
    • Utdeling av link til kartleggingsverktøy (elektronisk, sikret for kommunikasjon av sensitive personopplysninger) / Utdeling av spørreskjemaer / Utdeling av timer til intervju / Informasjon om grupper til dialogkonferanser
    • Evt. purring på manglende svar
    • Innsamling av data (hvor og hvordan dette foregår)
    • Bearbeidelse og oppsummering av resultater fra undersøkelsen
    • Presentasjon av funnene i rapporten

Rapport

  • BHT bør, uavhengig av metode som er benyttet, så raskt som mulig (helst i løpet av to uker etter fullført kartlegging) utarbeide og levere en anonymisert rapport til virksomhetens ledelse med kopi til ansattrepresentant(er).
  • I tillegg til eventuelle statistikker og/eller andre resultater på gruppenivå, bør BHT oppsummere de viktigste resultatene ut fra sin faglige vurdering og gi virksomheten råd om tiltak.
  • Personvernhensyn må ivaretas, og virksomhetsrapporten må skrives på en slik måte at uttalelser ikke kan kobles til enkeltpersoner.
  • Dette kan i noen tilfeller gjøre at man ikke kan inndele rapporteringen etter avdelinger, etter kjønn, yrkesgrupper etc., dersom gruppene gjennom dette blir for små.
  • Grupper med færre enn 6-7 deltakere bør som regel unngås i presentasjonene.
  • Den som skriver rapporten må også hindre at svarmønstrene for grupper identifiserer alle i gruppen (mest aktuelt i mindre grupper dersom svarprosenten er 100% og/eller alle svarene ligger på den ene enden av skalaen).
  • Detaljeringene i rapporteringen av svarmønstre er alltid vanskelig å avgjøre, og ofte er det bedre å slå litt for mye sammen slik at man ikke risikerer å bryte med avtalte eller underforståtte forutsetninger om anonymitet for de som deltar.
  • Rapporten bør presenteres for virksomhetens ledelse og ansattes representanter (AMU, HMS-forum, eller annen gruppe der ledelse og ansatte er representert).
  • Rapporten gjøres kjent for de ansatte, skriftlig eller i et plenumsmøte. Plan for videre oppfølgning av rapporten bør også bekjentgjøres av ledelsen.

Tiltak

  • En arbeidsmiljøkartlegging bør alltid følges opp med en handlingsplan, hvor tiltak for oppfølging av kartleggingens resultater blir nedskrevet, og tidsfrister for gjennomføring fastsatt. En kartlegging uten oppfølgning er verre enn ingen kartlegging, fordi man gjennom kartleggingen skaper forventninger om utvikling.
  • Hvorvidt BHT har en aktiv rolle i arbeidet med handlingsplan, vil avhenge av kartleggingens art og bedriftens erfaring.
  • Arbeidet med handlingsplan kan med fordel legges til AMU, eller også til et allmøte eller avdelingsmøte. Ved at de ansatte deltar i utarbeidelse av tiltaksforslag vil disse bedre kunne spisses mot aktuelle problemstillinger.

Evaluering

Evaluering av kartleggingen

  • Det bør, i løpet av 1-2 måneder etter kartleggingen, gjøres en evaluering av hvordan arbeidsmiljøkartleggingen forløp. Det kan gjerne, med tanke på senere kartlegginger, lages en enkel rapport med positive og negative erfaringer, og med forslag til hvordan ting kan gjøres bedre.

Evaluering av tiltakene

  • I løpet av ½-1 år etter kartleggingen bør det gjøres en oppsummering og evaluering av om tiltakene er gjennomført iht. planene og evt. effekten av tiltakene.
  • Det bør også tas stilling til om en oppfølgingsundersøkelse skal gjennomføres, og når dette skal skje.

Fallgruver

Fallgruver for BHT:

  • Manglende rådgivning til virksomheten om kartlegging og risikovurdering av psykososiale forhold, før igangsetting av den spesifikke arbeidsmiljøkartleggingen
  • Egenlagede spørreskjemaer som ikke er validert eller spesifikke, med lite adekvate spørsmål (for mange, for sprikende tema, ikke vektet opp mot hverandre m.m.) og/eller uegnede svaralternativ (for få, for uklare)
  • Rapport etter kartleggingen, uten tydelige anbefalte tiltak
  • Rapport som ikke ivaretar anonymisering
  • Rapport som ikke fremlegges i det hele tatt, eller ikke fremlegges av rapportskriver

Fallgruver for virksomheten:

  • Manglende engasjement hos ledelsen
  • Manglende involvering av ansatte
  • Manglende kartlegging og risikovurdering av psykososiale forhold før igangsetting av den spesifikke arbeidsmiljøkartleggingen
  • Manglende prioritering og gjennomføring av tiltak etter arbeidsmiljøkartleggingen

Fallgruver for prosjektgruppen:

  • Undervurdering av behov for planlegging, ressurser og tid
  • Manglende formulering av mål
  • Manglende fokus på måling av effekt
  • Utydelig avgrensning av kartleggingen
  • Manglende forankring hos ledelsen, ansattrepresentanter og andre ansatte

Lenker

  • Arbeidstilsynets temaside om psykososialt arbeidsmiljø
  • Elbok i arbeidsmedisin: Generelt om psykososialt arbeidsmiljø
  • NOAs faktabok om Arbeidsmiljø og helse 2018
  • NOAs temasider om psykososialt arbeidsmiljø

Lover/forskrifter

Fagmedarbeidere

  • Lise Sørbø, fagsjef/bedriftsoverlege, Stamina Helse
  • Karl-Christian Nordby, overlege, STAMI
  • Ingrid Sivesind Mehlum, overlege, STAMI
  • Jasmine Brandt Bratlie, LIS-lege, STAMI
  • Merete Drevvatne Bugge, overlege, STAMI

På grunn av kunnskapsendring, manglende konsensus blant faglige autoriteter, individuelle forhold i hver enkelt konsultasjon og mulighet for menneskelig feil, kan NHI ikke garantere at alle opplysninger i NEL er korrekte og fullstendige i alle henseender.